Gesetzlich geregelt ist die Personalaktenführung in §§ 84 ff. LBG Berlin und §§ 106 ff. BBG.

In der Rechtspraxis immer wieder umstritten ist die Frage, was in die Personalakte aufgenommen werden darf oder muss und ob oder unter welchen Voraussetzungen eine Entfernung von Personalakteninhalten verlangt werden kann.

Grundlegend zur Frage, was in die Personalakte gehört besagt das Urteil des BVerwG Urt. v. 8.04.1976, 2 C 15.74 (Rz. 33 ff.):

„Bei der Beantwortung der Frage, ob die hier streitigen Vorgänge zu den anlässlich des Vorbereitungsdienstes angelegten Personalakten des Klägers gehören, kommt es auf den „materiellen“ – im Gegensatz zum „formellen“ – Personalaktenbegriff an, d.h. auf den Inhalt des Vorgangs, nicht auf die Art seiner Registrierung und Aufbewahrung. Diese Unterscheidung ist von der Rechtsprechung im Interesse des Beamten entwickelt worden, um diesem das Einsichtsrecht in seine vollständigen Personalakten zu sichern und sein Recht zu gewährleisten, vor der Aufnahme von Beschwerden und Behauptungen tatsächlicher Art, die für ihn ungünstig sind oder ihm nachteilig werden können, in die Personalakten gehört zu werden sowie Gelegenheit zur Äußerung zu haben. Demgemäß ist von diesem Begriff auch dann auszugehen, wenn der Beamte – wie hier – ein Interesse an der Feststellung hat, dass Vorgänge nicht zu den Personalakten gehören.

Bei den Personalakten in diesem – materiellen – Sinne ist wiederum zu unterscheiden zwischen Vorgängen, die in die Personalakten aufgenommen werden müssen, und solchen, die in die Personalakten aufgenommen werden können. (…) Zu den Vorgängen, die in die Personalakten aufgenommen werden müssen, gehören solche Vorgänge, die ihrem Inhalt nach den Beamten „in seinem Dienstverhältnis betreffen“ (BVerwGE 15, 3 (12)).“

(…) zu den Personalakten genommen werden „können“ „solche Vorgänge, die den Beamten – anders als die soeben erörterten notwendigen Bestandteile der Personalakten — zwar nicht „in seinem Dienstverhältnis“ betreffen, die aber, damit Raum für ihre Aufnahme in die (formellen) Personalakten ist, den Beamten „persönlich betreffen und bei seiner Dienstbehörde entstanden oder ihr zugegangen sind“ (BVerwG, Urteil vom 6. Januar 1972 – BVerwG VI C 96.67 mit Hinweis auf das bereits erwähnte Urteil des Senats BVerwGE 15, 3 (12 ff.)). Sie müssen jedenfalls Umstände betreffen, die in die Zeit fallen, in denen der Betroffene Beamter war. Zwar brauchen sie nicht, wie das Berufungsgericht angenommen hat, in einem inneren Zusammenhang mit dem Beamtenverhältnis zu stehen, aber sie müssen jedenfalls in einem Zusammenhang mit der Beamtendienstzeit stehen“

Zu den Vorgängen, die in einem inneren Zusammenhang mit dem Beamtenverhältnis stehen, gehören neben Personalunterlagen und dienstlichen Beurteilungen nicht nur die Vorgänge, die den Inhalt des Dienstverhältnisses insgesamt oder einzelner aus ihm fließender Rechte und Pflichten bestimmen oder verändern, sondern auch die Unterlagen, die die Art und Weise erhellen, in der die jeweilige Entscheidung vorbereitet worden ist, oder die Aufschluss über die Gesichtspunkte und Erwägungen geben, die für die einzelne das Dienstverhältnis berührende Maßnahme oder dafür, dass sie unterblieben ist, maßgebend waren (BVerwG wie vor, Zitat aus BVerwG 6 C 96.67).

Ein Entfernungsanspruch kann sich daraus ergeben, dass Inhalte aufgenommen wurden, die nicht zur Personalakte gehören. Sehr instruktiv zu diesem Aspekt: Urteil des BVerwG vom 31.1.1980 (2 C 5 /78, juris). Danach ergibt sich ein Entfernungsanspruch aus der Fürsorgepflicht des Dienstherrn hinsichtlich solcher Vorgänge, die in die Personalakten gelangt sind, obwohl sie der Sache nach nicht dorthin gehören und geeignet sind, dem Beamten Nachteile zuzufügen (etwa: Vorgänge über erfolglose Bewerbungen um Übernahme in den höheren Justizdienst).

Gesetzlich ist der Entfernungsanspruch ansonsten in §§ 89 LBG bzw. 112 BBG geregelt:

Gem. § 89 Abs. 1 Nr. 1 LBG Berlin sind Unterlagen über Beschwerden, Behauptungen und Bewertungen, auf die die Tilgungsfristen des Disziplinarrechts keine Anwendung finden, mit Zustimmung des Beamten unverzüglich aus der Personalakte zu entfernen und zu vernichten, falls sie sich als unbegründet oder falsch erwiesen haben.

Nach § 89 Abs. 1 Nr.2 LBG sind sonstige Unterlagen über Beschwerden, Behauptungen und Bewertungen (ausgenommen: dienstliche Beurteilungen), die für einen Beamten ungünstig sind oder ihm nachteilig werden können, auf Antrag nach einem Jahr (Bundesbeamte: 2 Jahre) aus der Personalakte zu entfernen. Mitteilungen in Strafsachen, soweit diese nicht Bestandteil einer Disziplinarakte sind, sowie Auskünfte aus dem Bundeszentralregister sind mit Zustimmung des Beamten nach drei Jahren (Bundesbeamte: zwei Jahren) zu entfernen und zu vernichten.

Diese Fristen können durch „erneute Sachverhalte“ oder Einleitung eines Straf- oder Disziplinarverfahrens unterbrochen werden.

Während die Variante 1 an die Unrichtigkeit von Unterlagen anknüpft, richtet sich Variante 2 auf Behauptungen oder Wertungen, die den Vorwurf eines jedenfalls objektiv pflichtwidrigen Verhaltens des Beamten enthalten. In der Begründung des Regierungsentwurfs (zur Vorgängerregelung des § 90 e BBG (alt)) sind in diesem Sinne angesprochen „Hinweise auf Minderleistungen, Fehlleistungen und Verfehlungen, die nicht zu einem Disziplinarverfahren geführt haben weil sie für disziplinarrechtlich unerheblich angesehen werden (vgl. Plog/Wiedow zu § 90 e BBG (alt) mit Hinweis auf BT-Drs. 12/544 S. 12).

Das Verwaltungsgericht Berlin hat mit Urteil vom 20. Juni 2016 (VG 26 K 69.15) wie folgt formuliert:

„§89 Abs. 1 S. 1 LBG bestimmt (nunmehr) Ausnahmen von den Grundsätzen der Vollständigkeit und/oder Wahrheit. § 89 Abs. 1 S. 1 Nr. 1 LBG durchbricht ausweislich der amtlichen Begründung zu der mit dem Gesetz zur Änderung des Landesbeamtengesetzes, des Berliner Richtergesetzes und des Berliner Hochschulgesetzes vom 21. September 1995 (GVBl. S. 608) eingeführten, im Wortlaut identischen Vorgängerregelung des §56e b LBG (a. F.) den Grundsatz der Vollständigkeit im Interesse der Personalakten Wahrheit. Dieser aus der Fürsorgepflicht des Dienstherrn folgende Grundsatz gebiete es Unterlagen über nachweislich falsche oder unbegründete Beschwerden etc. aus der Personalakte zu entfernen (Abghs.-Drs.12/5309, S. 15).

89 Absatz. 1 S. 1 Nr.2 LBG hingegen macht Ausnahmen sowohl vom Grundsatz der Vollständigkeit als auch der Personalaktenwahrheit. Dies geschieht ausweislich der amtlichen Begründung (a.a.O.) wegen des sich ebenfalls aus der Fürsorgepflicht ergebenden Resozialisierungsgedankens; dies gelte z.B. für negativ wirkende Tatsachenbehauptungen, für missbilligende Äußerungen sowie Ermahnungen oder Rügen eines Vorgesetzten oder Dienstvorgesetzten. Wenn nach dem Disziplinarrecht bestimmte Disziplinarmaßnahme nach bestimmten Frist getilgt werden müssten, sei es auch aus Gründen der Verhältnismäßigkeit geboten, bei Hinweisen auf Minderleistungen, Fehlleistungen und Verfehlungen oder Vermerken über Personalführungsgespräche mit mahnenden Charakter, die nicht zu einem Disziplinarverfahren geführt hätten, eine Harmonisierung mit dem Disziplinarrecht vorzunehmen und diese Unterlagen nicht dauerhaft in der Personalakte zu belassen (Abghs.-Drs. 12/5309 S. 8).“

Teilakten, Gesundheitsakte:

Die Personalakte kann aus sachlichen Gesichtspunkten in Grundakte und Teilakten gegliedert werden § 84 Abs. 3 LBG, 106 Abs. 2 BBG. Die Beihilfeakte ist als Teilakte zu führen (§ 85 LBG, § 108 BBG).

Die Gesundheitsakte findet im Gesetz keine besondere Erwähnung. Das Bundesarbeitsgericht hat dazu wie folgt entschieden Urteil v. 12.09.2006, 9 AZR 271/06). 

Soweit sensible Gesundheitsdaten in die Personalakte aufgenommen werden dürfen, hat der Arbeitnehmer Anspruch darauf, dass dies unter Berücksichtigung seiner Interessen geschieht. Der Arbeitgeber ist verpflichtet, die Daten in besonderer Weise aufzubewahren. Dies folgt aus der Gewährleistung des allgemeinen Persönlichkeitsrechts (Art. 1 und Art. 2 GG, § 75 Abs. 2 BetrVG). Die zur Personalakte genommenen Gesundheitsdaten sind vor unbefugter zufälliger Kenntnisnahme durch Einschränkung des Kreises der Informationsberechtigten zu schützen.

Enthält die Personalakte eines Arbeitnehmers sensible Inhalte, so sind diese in einem geschlossenen Umschlag abzuheften und nur von bestimmten Mitarbeitern der Personalabteilung zu öffnen.

Diese Grundsätze sind im Beamtenverhältnis entsprechend anzuwenden.